Le società che si sono dotate di un Modello Organizzativo ai sensi del DLGS 231/2001 sono tenute, dal 2017, a strutturare un sistema di segnalazione degli illeciti rilevanti ai fini del DLGS 231/2001 (canali di segnalazione o canali di WHISTLEBLOWING).
La legge 179/2017 dispone che le società dotate di Modelli Organizzativi (e conseguentemente di Organismi di Vigilanza) devono implementare uno o più canali di segnalazione degli illeciti che consentano di presentare segnalazioni circostanziate di condotte illecite, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente. Almeno uno di tali canali di segnalazione degli illeciti deve essere informatico e deve garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Si ritiene che sia possibile per le società dotate di un Modello Organizzativo avere anche solamente un unico canale di segnalazione degli illeciti, purché tale unico canale sia informatico.
Quali caratteristiche deve avere il canale di segnalazione degli illeciti?
Il canale di segnalazione degli illeciti deve avere specifiche caratteristiche:
- avere come destinatario l’Organismo di Vigilanza;
- garantire la riservatezza dell’identità del segnalante;
- permettere l’invio di e-mail anonime;
- permettere a tutti i dipendenti ed ai collaboratori della società di effettuare la segnalazione degli illeciti.
Quale strumento utilizzare per strutturare un canale di segnalazione degli illeciti?
Le società più strutturate utilizzano fornitori esterni che gestiscono i canali di segnalazione degli illeciti. Tale soluzione ha, però, spesso, costi rilevanti. Altre società hanno acquistato uno specifico software customizzato per la segnalazione degli illeciti, ma anche tale soluzione ha costi rilevanti, seppur normalmente inferiori a quelli precedenti.
Alcune PMI (piccole/medie imprese) hanno scelto una soluzione a costi maggiormente contenuti: creare una casella di posta dell’Organismo di Vigilanza quale destinataria delle segnalazioni degli illeciti e lasciare ai dipendenti della società di trovare la modalità più opportuna per inviare la mail con la segnalazione.
Altre PMI, invece, hanno scelto di implementare un sistema di segnalazione degli illeciti (canale di WHISTLEBLOWING) maggiormente efficace ed a costi molto contenuti: l’acquisto del servizio di segnalazione degli illeciti web-based; un servizio, cioè, reso da un sito web ove è installato il software di segnalazione degli illeciti.
Con tale ultima soluzione, è, infatti, sufficiente che il segnalante o WHISTLEBLOWER sia in possesso di un browser e di una connessione internet e che inserisca username e password nel software web-based per poter fare la segnalazione; segnalazione che viene poi inviata dal sistema web-based all’Organismo di Vigilanza nella forma di una semplice e-mail, eventualmente anche anonima.
Tale sistema integra tutte le caratteristiche richieste dalla legge per un valido canale di WHISTLEBLOWING, ovverossia:
- l’Organismo di Vigilanza è il destinatario delle segnalazioni degli illeciti;
- nessuno può conoscere il contenuto della segnalazione salvo l’Organismo di Vigilanza;
- nessuno, tranne eventualmente l’Organismo di Vigilanza conosce l’identità del segnalante;
- è possibile anche l’invio di e-mail anonime;
- chiunque abbia titolo per effettuare la segnalazione può connettersi al servizio di segnalazione web-based ed effettuare la segnalazione, indipendentemente dal fatto che il WHISTLEBLOWER sia un dipendente o un collaboratore od un appaltatore della società.