Introduzione alla compliance aziendale
La compliance aziendale è quell’insieme di procedure che l’azienda decide di mettere in atto affinché vengano rispettate tutte le norme. Un piano dettagliato e controllato in maniera costante e continua per ottimizzare, non solo lo svolgimento dell’attività al suo interno, ma soprattutto per essere al passo con il continuo avvicendarsi delle disposizioni. Infatti, la compliance aziendale è il quadro completo fatto da tanti piccoli frammenti fondamentali per il funzionamento ottimale dell’azienda.
Sia che si stia parlando di norme legali o di quelle fiscali e civili, con un controllo costante volto a tutte quelle azioni preventive per tutela del dipendente, per la salvaguardia dell’ambiente, oltre all’accurato trattamento dei dati sensibili e di tutte quelle procedure nate per adempiere di fatto alla tutela privacy. Oppure ponendo l’attenzione al più semplice protocollo interno del quale ogni azienda ben strutturata dovrebbe avvalersi per avere sempre un quadro dettagliato e dare così una linea precisa e chiara a tutti i lavoratori, ottenendo il massimo controllo nel processo della lavorazione, andando a semplificare i compiti. Ottimizzando quindi l’andamento aziendale per un risparmio di risorse e una migliore competitività sul mercato.
Le grandi multinazionali usano già da tempo lo strumento di compliance aziendale, non solo per la gestione del rischio legislativo che nel loro caso è diverso per ogni paese in cui operano, ma a tutela e salvaguardia della propria immagine e per avere certo l’accesso alle agevolazioni e ai finanziamenti che chiedono come clausola costante di avere in regola tutti i protocolli che completano la compliance aziendale. Molti dei finanziamenti esistenti infatti e la maggior parte di quelli che vengono emessi vanno a favorire tutte quelle aziende che abbiano attuato (seppur ancora a oggi non sia obbligatorio per le macro, piccole e medie imprese) la compliance aziendale.
Visione di protezione a tutto tondo
Usare la compliance aziendale è avere allineati come abbiamo detto tutti protocolli:
- Le certificazioni volte alla qualità del prodotto e l’ottimizzazione della lavorazione interna quali; ISO 9001, ISO 14001
- La gestione della sicurezza sul lavoro e tutte le procedure da attuare a beneficio e per la salvaguardia dei lavoratori
- Tutte le normative volte alla tutela della reputazione aziendale quali: antiriciclaggio e corruzione
- Tutte quelle norme legate a preservare intatta la privacy e la sicurezza dei dati sensibili oltre che alla protezione informatica
L’azienda funziona bene se è gestita bene
Lo strumento di compliance aziendale allinea quindi l’azienda che lo utilizza, accorpando come abbiamo detto poc’anzi, tutti quei tasselli volti al miglioramento della produttività nel rispetto delle norme legali, con l’enorme vantaggio del rischio zero in fatto di multe e ammende e procedimenti penali anche molto gravi da parte degli organi di controllo in cui altrimenti la società rischia ogni giorno di incorrere. Oltre a queste importanti assicurazioni e garanzie che permetteranno un lavoro più agevole e strutturato a beneficio della stessa società, la compliance aziendale offre l’opportunità di godere di tutte quelle agevolazioni quali: finanziamenti, bonus e incentivi promossi dall’Europa a favore di aziende in linea con tutte le normative .
Le aziende che scelgono di avvalersi di questo strumento lo fanno proprio per essere competitive, non a caso il mercato punta il dito dando la propria preferenza a quelle società che si dimostrano dinamiche, trasparenti e con un occhio attento al rispetto delle norme di legge in linea con la salvaguardia sia dell’ambiente che dei propri lavoratori. Questo perché chi decide di acquistare i prodotti o servizi da una società piuttosto che un’altra, lo fa non solo basandosi sulla qualità del prodotto o del servizio offerto, ma anche spesso guardando con attenzione l’affidabilità di chi lo produce puntando soprattutto ad un comportamento etico sotto tutti i punti di vista.
Compliance aziendale: strumenti utili per tutelarsi contro la responsabilità amministrativa
Il decreto legislativo 231/2001 stabilisce che l’azienda, la società o l’ente sono direttamente responsabili dei reati commessi dai propri dirigenti, amministratori e dipendenti, non potendo scindere i propri interessi da quelli dei propri lavoratori colpevoli del reato.
I reati possibili sono:
- Trattamento illecito dei dati
- Truffa ai danni dello stato o di un ente pubblico
- Frode informatica a danno di terzi
- Corruzione e concussione
- Dichiarazioni mendaci a organi di controllo
- Inosservanza degli adempimenti in fatto di salute e tutela del lavoratore e di tutti i suoi diritti
I rischi a cui la società va incontro sono:
- Sanzioni
- Multe
- Confische
- Interdizione dell’azienda o della società con la revoca dell’abilitazione al proprio lavoro
Come può la società controllate e tutelarsi da illeciti che non ammette ma per i quali sarebbe costretta a rispondere penalmente essendo commessi dagli amministratori e dipendenti dalla stessa società? Come può di fronte a un giudice dichiararsi a tutti gli effetti estranea da eventuali frodi commesse dai suoi amministratori?
BeCompliant offre un valido strumento a tutela di questi eventi, un software di sorveglianza dove i vostri dipendenti possano fare denuncia in maniera del tutto anonima, di eventi e azioni illecite da parte di altri dipendenti che operano all’interno della società e aprire subito una segnalazione all’organo di vigilanza competente. In questo modo la società alleggerisce le proprie responsabilità di colpa e in fase di giudizio avrà la possibilità di dimostrare tutte le accortezze messe in atto per tutelare il propino operato. Questa misura cautelativa fornita a completamento del piano di compliance aziendale fa sì che l’azienda possa dichiararsi estranea a qualsiasi azione illecita commessa dai propri lavoratori.