I canali di segnalazione (whistleblowing channels) servono a permettere la trasmissione di segnalazioni agli enti o società interessate dalla segnalazione stessa.
Le segnalazioni hanno ad oggetto prevalentemente ipotesi di violazione di leggi da parte dell’ente o della società o loro dipendenti.
Varie normative prevedono la creazione da parte delle società o degli enti di canali di segnalazione (whistleblowing channels): tra queste ricordiamo la direttiva 1937/2019 in tema di violazioni di leggi con impatto sulle finanze comunitarie, la legge m. 231/2007 relativa a violazioni della normativa sull’antiriciclaggio e la legge 231/2001 sulla responsabilità amministrativa degli enti per taluni reati commessi dai dipendenti.
Ogni normativa sopra citata regola i canali di whistleblowing, ma ciascuna in maniera differente: tutte prevedono (i) l’obbligo di riservatezza dell’organo che riceve la segnalazione, ma ognuna pone garanzie e limiti diversi, (ii) l’obbligo di istruttoria, ma con tempistiche e modalità diverse, (iii) specifiche e differenziate modalità di segnalazione (all’ODV, ad un organo terzo o ad uno specifico incaricato).
Cosa devono fare le società e gli enti per adeguarsi alle normative
Per poter ottemperare ai diversi dettati normativi, le società e gli enti, dunque, dovrebbero dotarsi di molteplici e differenti canali di segnalazione. È importante, dunque, che le società e gli enti si dotino di canali di segnalazione agili, facili da utilizzare e dove si possano – a seconda dell’argomento – indicare il corretto destinatario della segnalazione, con le garanzie previste per lo specifico canale.
Sino ad oggi molte società ed enti hanno utilizzato un semplice indirizzo di posta quale canale di segnalazione: in sostanza, il mittente segnalante deve utilizzare la propria mail (così spendendo il proprio nome) per effettuare la segnalazione oppure deve essere in grado di poter creare una propria casella mail ad hoc (senza spendita del proprio nome) per l’invio della segnalazione.
Ora, invece, si sono aperte nuove possibilità, grazie sia all’evoluzione tecnologica e dei software, sia alla maggiore esperienza effettuata dai professionisti che operano nel mercato della compliance.
I vantaggi dei software che garantiscono l’anonimato delle segnalazioni
E’ attualmente possibile utilizzare specifici software caricati on line (web based) ove è sufficiente che il segnalante scriva la propria segnalazione nella maschera che gli appare sulla pagina internet, senza che sia necessario comunicare il nominativo. Il costo di tali software per la società destinataria delle segnalazioni è normalmente molto basso, mentre per l’utente non vi è alcun costo.
Anche l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) ha scelto di permettere segnalazioni attraverso un software web based, così dimostrando l’efficacia del sistema.
Un’ alternativa al software web based è l’acquisizione da parte della società o dell’ente di un software di segnalazione da installarsi sui propri sistemi, con tutte le difficoltà che derivano dalla gestione in proprio del software.
Infine, per le società più strutturate è possibile acquistare il servizio di whistleblowing da società terze. Ciò, evidentemente, comporta costi spesso rilevanti che si giustificano solamente con la presenza di un pubblico di potenziali segnalatori piuttosto ampio, variegato e spesso disperso in varie nazioni.
Considerato l’orientamento del legislatore comunitario e nazionale, entro il prossimo lustro tutte le società saranno sostanzialmente tenute a fornire ai propri utenti (dipendenti, fornitori, appaltatori ecc.) almeno un canale di segnalazione (whistleblowing channel) e, quindi, sarebbe opportuno partire per tempo ed iniziare sin d’ora ad incorporarlo nei compliance programs aziendali.