Whistleblowing: i canali di segnalazione

Il recente DLGS n. 24 del 10 marzo 2003 ha fornito alcune indicazioni sulle caratteristiche che i canali di segnalazione (whistleblowing) devono avere.

In generale

Le segnalazioni possono essere effettuate sia oralmente che in forma scritta e se sono effettuate in forma scritta, possono essere utilizzate anche modalità informatiche.

I canali di segnalazione (whistleblowing) devono garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché’ del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Inoltre, i canali di segnalazione (whistleblowing), le procedure ed i presupposti per effettuare le segnalazioni, devono essere comunicati chiaramente sia sul sito internet, sia nei luoghi di lavoro, sia in luoghi accessibili ai terzi che intrattengono rapporti con il titolare del canale di segnalazione.

I tre canali di segnalazione (whistleblowing)

Tre sono i canali di segnalazione utilizzabili in astratto: il canale interno, il canale esterno e la divulgazione pubblica.

Il canale di segnalazione (whistleblowing) interno può essere affidato a (i) una persona od a un ufficio interno, autonomo, dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione oppure a (ii) un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

Le segnalazioni interne in forma orale sono effettuate attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

I soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno meno di 250 lavoratori, possono condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione.

Il gestore del canale di segnalazione (whistleblowing), in caso di segnalazione deve rilasciare al segnalante una ricevuta della segnalazione, entro sette giorni dalla data di ricezione, dare seguito alla segnalazione ricevuta, fornendo riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

Il canale di segnalazione (whistleblowing) esterna può, invece, essere utilizzato solamente se non esiste un canale di segnalazione interna o tale canale non sia adeguato, ovvero la segnalazione effettuata col canale interno non abbia avuto esito, oppure se il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o possa determinare il rischio di ritorsione.

Infine, il canale di segnalazione (whistleblowing) esterna può essere utilizzato se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalanda violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Il principale canale di segnalazione esterna è quello dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

L’ultimo canale di segnalazione (whistleblowing) è quello attraverso la pubblica divulgazione. La pubblica divulgazione può essere fatta se il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato tempestivo riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione o quanto il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, è possibile effettuare una segnalazione per pubblica divulgazione quando la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Conclusioni

I canali di segnalazione (whistleblowing) interni devono essere implementati da tutte le società con un numero di dipendenti pari o superiore a 250 entro il 15 luglio 2023, mentre le società con un numero di dipendenti inferiore a 250 dovranno istituire il canale di segnalazione (whistleblowing) interno entro il 17 dicembre 2023.

Le società con meno di 250 dipendenti potranno attuare rapidamente il sistema di segnalazione (whistleblowing) sia affidando l’incarico di gestione del canale a società terze specializzate, sia utilizzando software già esistenti sul mercato che facilitano l’invio delle segnalazioni a specifici destinatari scelti dalla società stessa (Organismo di Vigilanza, Compliance Officer, dipartimento di compliance, responsabile antiriciclaggio ecc.).

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